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Wrd郵件合并技術(shù)是現(xiàn)代辦公自動化的重要手段，它通過將外部數(shù)據(jù)源（如Excel表格）與Wrd文檔相結(jié)合，實現(xiàn)了文檔的批量定制。這項技術(shù)能夠自動將數(shù)據(jù)源中的信息填充到Wrd文檔的指定位置，從而快速生成大量個性化的文檔，如信函、郵件、報告等。郵件合并不僅提高了工作效率，還確保了信息的準(zhǔn)確性和一致性，是辦公人員不可或缺的技能之一。
第一部分：引入課題
想象一下，你是一位忙碌的行政助理，需要為公司全體員工發(fā)送個性化的年終總結(jié)郵件。如果手動一封封地編寫，不僅耗時耗力，還容易出錯。但幸運的是，Wrd中的郵件合并功能能為你解憂。今天，我們就將走進這個強大的工具，學(xué)習(xí)如何利用郵件合并技術(shù)，一鍵生成上千封包含員工姓名、部門、工作成果等個性化信息的郵件，讓工作效率翻倍，準(zhǔn)確性無憂。讓我們一起探索Wrd郵件合并的奇妙之旅吧！
第二部分：知識點
所謂郵件合并，是指先把文件中相同的結(jié)構(gòu)和信息創(chuàng)建為一份文檔，再把不同的信息創(chuàng)建為另一份文檔，然后將兩份文檔以一定的方式進行合并，從而得到主體結(jié)構(gòu)信息一致，而只有某些屬性不一致的一系列文檔。這兩個文檔——主文檔文件和數(shù)據(jù)源文件。
郵件合并的四個步驟
將數(shù)據(jù)合并到主文檔中執(zhí)行合并
創(chuàng)建主文檔
創(chuàng)建主文檔的方法與創(chuàng)建普通文檔相同。用戶還可對其頁面和字符等格式進行設(shè)置。
用戶可以在郵件合并中使用多種格式的數(shù)據(jù)源，如Micrsft Outlk聯(lián)系人列表，Access數(shù)據(jù)庫，或Wrd文檔等。本例以一個現(xiàn)成的Excel數(shù)據(jù)源為例進行介紹。
進行郵件合并
【操作步驟】打開已創(chuàng)建的主文檔，單擊“郵件”選項卡上“開始郵件合并”組中的“開始郵件合并”按鈕，在展開的列表中可看到“普通Wrd文檔”選項高亮顯示，表示當(dāng)前編輯的主文檔類型為普通Wrd文檔。單擊“開始郵件合并”組中的“選擇收件人”按鈕，在展開的列表中選擇“使用現(xiàn)有列表”選項，然后根據(jù)需要進行操作。
進行郵件合并
1.在Wrd中，郵件合并的主要功能是什么？A. 批量發(fā)送郵件 B. 批量生成個性化文檔 C. 數(shù)據(jù)排序 D. 文本替換2.以下哪項不是Wrd郵件合并的常用數(shù)據(jù)源？A. Excel文件 B. Access數(shù)據(jù)庫 C. Outlk聯(lián)系人 D. 文本文件（純文本，無格式）3.在進行郵件合并時，Wrd文檔的哪部分將用于顯示數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)？A. 頁眉 B. 頁腳 C. 郵件合并域 D. 正文3.如何打開Wrd的郵件合并功能？A. 通過“文件”菜單 B. 通過“開始”菜單 C. 通過“郵件”選項卡 D. 通過“視圖”選項卡4.在郵件合并過程中，如果希望每個生成的文檔都有唯一的編號，可以使用哪個郵件合并域？A. Next Recrd B. Next If C. MergeField（合并域，具體字段名） D. Recrd Number（記錄編號）5.當(dāng)數(shù)據(jù)源中的某個字段在Wrd文檔中未使用，該字段會：A. 自動刪除 B. 仍然保留在數(shù)據(jù)源中 C. 顯示為空白 D. 顯示為錯誤提示6.在郵件合并中，如何添加地址塊？A. 使用“插入合并域” B. 手動輸入 C. 使用“規(guī)則” D. 使用“郵件”選項卡中的“地址塊”